El servicio que damos tiene las siguientes fases:
Diseño estrategia inicial
Analizamos la situación de la empresa, el plan inicial de actuaciones previsto y prioridades, lo cruzamos con la oferta de ayudas y diseñamos un plan de trabajo). Generalmente, un proyecto de inversión, por ejemplo, puede dar lugar a varios expedientes diferentes.
Interlocución y defensa ante organismos.
Todas las ayudas están sometidas a una evaluación técnico y económica. Es muy importante conocer las guías de valoración de cada convocatoria, saber qué puntuación se da a cada aspecto valorado, y qué peso tiene. (innovación de la propuesta, impacto medioambiental, impacto en el empleo, en el medio rural, uso de tecnologías avanzadas, ahorro de energía, empleo femenino, empleo especial, mantenimiento del empleo, subcontratación a empresas de la comunidad…).
Elaboración expedientes, técnicos y administrativos.
Con la documentación facilitada por la empresa, más la información del mercado y los requerimientos de cada ayuda, elaboramos los informes necesarios para la obtención de las distintas ayudas. Una vez obtenido el permiso del cliente, se presenta la documentación al organismo correspondiente.
Seguimiento, asesoramiento y tutela.
Aspecto poco valorado en la gestión de ayudas pero muy valioso. Cobra importancia cuando hay que pedir una prórroga, un anticipo, un cierre adelantado, una cancelación, una sustitución de proveedores….).
Preauditoría, cierre, y solicitud de cobro.
No conviene agotar los plazos, como norma general, hay que empezar a cerrar los proyectos desde el inicio. En el ecuador del cronograma, como muy tarde hay que empezar a documentar evidencias para generar oportunidades de reacción. Es lamentable conseguir una subvención y no cobrarla por no haber solicitado una prórroga al menos dos meses antes de que expire el plazo de finalización. Nos encargamos de solicitar al cliente la información necesaria para el cierre de cada expediente con tiempo suficiente para poder reaccionar. Elaboramos las memorias, solicitamos cambios y el cobro final.
Custodia documental.
En algunas ocasiones se realizan muestreos aleatorios de comprobación de subvenciones, por ejemplo. En NV guardamos y custodiamos la información de cada expediente que hemos gestionado.
